Jakiś czas temu, kolega zapytał mnie czy mam może jakiś spis obowiązków, które trzeba robić “wokół zespołu” - podejmował właśnie kolejną próbę restartu kapeli po kryzysie i tym razem chciał podzielić pracę “tak jak należy”, by nie nie wszystko spadło na niego i by nie wypalić się po drodze.
Miałem taki spis bo parę miesięcy wcześniej przechodziliśmy przez podobny schemat: zaczęło gromadzić się sporo rzeczy, na które chronicznie “brakowało mi czasu”. Zawierał on 93 pozycje, które w zasadzie można byłoby rozbić na dziesiątki kolejnych. A im dłuższa była lista, tym bardziej nie miałem siły, żeby się nią zająć.
To właśnie skutki przytłoczenia ilością pracy - m.in. wypalenie, prokrastynacja, spadek nastroju, napady lęku, uczucie niepokoju, ból brzucha, napady paniki… W skrócie: brak jakichkolwiek sił na największe marzenie i sens życia - muzykę.
Jeśli temat jest Ci znajomy, przyglądnijmy się wspólnie o co w tym chodzi.
PĘTLA PROKRASTYNACJI
By przedstawić to proste (choć totalnie dołujące i rozpadające zespoły) zjawisko, można skorzystać z tzw. causal loop diagram - diagramu przyczynowo-skutkowego. Widać na nim poszczególne elementy oraz relacje między nimi: wzmacniającą - w której zwiększenie się jednego z elementów, powoduje zwiększenie drugiego (oznaczona jest strzałką) oraz odwrotną, w której zwiększenie jednego elementu powoduje zmniejszenie się drugiego (oznaczona literą “O” przy strzałce).
Jeśli w pętli występuje parzysta liczba “O” - mamy do czynienia z tzw. pętlą wzmacniającą (feedback loop), która... napędza się ad infinitum.
Spójrzmy na naszą pętlę: im więcej zadań na liście, tym mniej całości jesteś w stanie wykonać, tym mniejszy efekt dostrzegasz i tym bardziej Ci się nie chce. To skutkuje tym, że robisz coraz mniej zadań, a w efekcie lista zadań rośnie - i pętla się zamyka.
PERFEKCYJNA NIEDOSKONAŁOŚĆ
Patrząc na powyższy diagram, można się zastanowić, jak wpłynąć na ten układ, aby przerwać naszą “samonapędzającą się pętlę prokrastynacji”.
Spróbujmy wpierw przyglądnąć się pozycji % wykonania.
Jeśli spodziewasz się tam 100%, to masz kłopot. Z materią, z którą pracujemy, to nigdy się nie uda - coś takiego jak kariera nigdy nie jest gotowa w 100%.
Nie mówię tutaj o pojedynczych, prostych elementach naszej pracy np.
riderze
czy ofercie koncertowej. Te oczywiście da się skończyć (choć i tak mówimy o gotowości na dany moment, bo za chwile przecież będą wymagać aktualizacji). Mówię tutaj o szerszych obszarach kariery takich jak np. “koncerty” albo “dyskografia”. Bo co miałoby to oznaczać? Że jak zagrałeś na Wembley to masz już 100% koncertów i nie musisz zagrać ani jednego więcej?
W rzeczywistości przypływ rzeczy na liście “to do” jest nieustanny, a my - ani w pojedynkę, ani w dużym zespole - nigdy nie będziemy w stanie uporać się z każdą z nich.
Czy to, że nie damy rady zrobić wszystkiego oznacza, że lepiej usiąść i nic nie robić? Nie do końca.
Szukajmy miejsc do poprawy albo do lepszego wykorzystania możliwości, ale zamiast nieosiągalnego stanu “100%”, doceńmy stopniowy rozwój w małych krokach.
Nie da się być lepszym od razu i we wszystkim na raz, a to oznacza, że musimy bardzo uważnie wybierać to, czym faktycznie chcemy się zająć. A wręcz do rangi sztuki urasta wybór tego czym się… nie zajmować.
SZTUKA PROSTOTY
Drugim elementem z diagramu, któremu proponuję się przyjrzeć jest liczba zadań na liście. Co powiesz na to, by ją… zmniejszyć?
Istnieje piękna, choć cholernie trudna do wdrożenia u artystów-perfekcjonistów zasada, która brzmi "less is more" - minimalizuj pracę, która nie jest potrzebna. Zaakceptuj, że proste rozwiązania są najlepsze. Nie potrzebujesz wodotrysków. Potrzebujesz najtańszym kosztem osiągnąć to, co założyłeś.
Minimalizuj zbędną pracę, bo tej niezbędnej i tak będzie cholernie dużo.
Sęk w tym, że to jedna z tych prostych rzeczy, które trudno zrobić - czasem wszystko wydaje się być równie atrakcyjne i wszystko chcielibyśmy na raz. Skąd mamy wiedzieć, że akurat ta praca jest dobra i potrzebna, a inna zbędna?
Tu na białym koniu wjeżdża trudna sztuka priorytetyzowania pod kątem wartości.
PO CO? CZYLI WARTOŚĆ
Dochodzimy do trzeciego elementu z naszego diagramu, któremu chciałbym się przyglądnąć - poczucia efektu.
Żebyśmy mogli odczuć efekt po pierwsze musisz wiedzieć jakiego rezultatu w ogóle oczekujesz. Jednym słowem musisz wiedzieć po co coś robisz.
Pytanie po co wydaje się być banałem, ale nie zdajesz sobie sprawy z tego, jak trudna może być szczera i głęboka odpowiedź. Nieraz wymaga ona dokopania się do fundamentów swojej tożsamości - dopiero tam znajdziemy to, w co wierzymy, co nas napędza, co jest tym, co sprawia, że chcemy robić muzykę (jeszcze trudniej jest gdy mówimy o zespole, a nie indywidualnym artyście).
Dla jednych wartością będą pieniądze, dla innych spełnienie artystyczne, uznanie publiczności czy podziw w oczach rodziny. A co dla Ciebie jest tą ostateczną wartością? Co jest nią dla Twojego zespołu?
Jeśli tego nie wiesz, będziesz robić różne rzeczy “dookoła”, ale nie będziesz widzieć żadnego rezultatu w miejscu, które jest dla Ciebie naprawdę ważne. Skutkiem tego będzie coraz większe zniechęcenie i trudność robienia zadań (zupełnie przecież bezsensownych, bo nieprzynoszących wartości). A lista będzie wydłużać się w nieskończoność.
JAK?
Jeśli w trakcie czytania powyższych akapitów kiwasz głową ze zrozumieniem, ale brakuje Ci konkretów, jak się za to wziąć, mam dla Ciebie trzy propozycje. Pozwolą one zminimalizować prokrastynację, przytłoczenie, i brak poczucia efektu, tego co robisz.
1. Praca w cyklach
Podzielenie pracy na drobniejsze kawałki na pewno jest znanym Ci rozwiązaniem - i to dobry kierunek. Mniejsza praca to mniejszy cognitive overload - mniejsze przeciążenie poznawcze. Dużo łatwiej robić małe zadania, niż rozmyślać nad sensem życia, jego złożonością i milionem rzeczy, które mogą pójść nie tak.
To, co warto zrobić przy okazji, to praca w równych cyklach.
Cykle (np. tygodniowe lub dwutygodniowe) zaczynamy od planowania (dzielenia pracy na mniejsze kawałki), a kończymy przeglądem tego, co udało się zrobić i sprawdzeniem czy faktycznie przyniosło to spodziewaną wartość.
Równe cykle i regularne przyglądanie się temu, co dowozimy, mają kilka fajnych konsekwencji.
Po pierwsze, znacznie szybciej zauważysz różnicę pomiędzy tym, gdzie wydaje ci się, że chcesz iść, a gdzie faktycznie idziesz.
Łapię się na tym, że deklaruję jedno, a potem robię coś dokładnie odwrotnego. “Muszę mniej pracować”, a zamiast tego, pracuję coraz więcej; “chcę skupić się na muzyce”, a odpalam Netfliksa. W pracy w cyklach, znacznie szybciej to zauważysz i będziesz mieć szansę na zareagowanie - malutkie korekty zamiast życiowych wolt po latach marnowania czasu na rzeczy, których tak naprawdę nie chcesz.
Po drugie, dzięki cyklom, zauważysz różnicę pomiędzy tym, co planujesz zrobić, a tym ile faktycznie jesteś w stanie zrobić.
Ta konkretna obserwacja (a nie przeczucie), pozwala Ci lepiej planować i nie brać na siebie zbyt wiele. Policz ile pozycji z listy udaje się średnio dowieźć w cyklu. W ten sposób będziesz mieć pojęcie o tym, ile mniej więcej jesteś w stanie wziąć na siebie w kolejnym. Jeśli Twoja średnia to 5, jest duże prawdopodobieństwo że 15 zadań, które właśnie zaplanowałeś/aś, to bardzo zły pomysł. W najlepszym przypadku skończy się nie zrealizowaniem planu, w najgorszym totalnym przeciążeniem i kryzysem.
Równe cykle są więc metodą na przyglądnięcie się naszym realnym możliwościom, a nie hurra-optymistycznym założeniom. Mniej wishful thinking, więcej faktów.
To wszystko to podstawa zrównoważonej pracy - takiej, w której bierzesz tyle, ile jesteś w stanie unieść i regularnie to dowozisz. A dowożenie - wracając do diagramu z początku artykułu - to klucz do tego, żebyśmy byli w stanie sensownie działać i nie wpadli w pętlę prokrastynacji.
2. Retrospektywa
Jeśli chcemy rosnąć i doskonalić się (w małych krokach), świetnym do tego narzędziem jest tzw. retrospektywa. Upraszczając, to regularne (co cykl) spotkanie, w trakcie którego przyglądamy się temu jak pracujemy. Przydaje się ona szczególnie w sytuacji zespołowej, gdy w “ogniu walki” nie ma kiedy nawet porozmawiać o pewnych problemach czy pomysłach.
Ideą retrospektywy jest to, by znaleźć jedno ulepszenie, które chcemy wprowadzić w następnym cyklu. W ten sposób zadbasz, by z cyklu na cykl to, jak pracujesz było po prostu lepsze.
3. Spriorytetyzowana lista zadań
Jeśli znamy naszą wartość, którą chcemy uzyskać, mamy podstawy do priorytetyzowania zadań. Na to jest mnóstwo sposobów: od matrycy Eisenhowera (ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne), poprzez MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t), czy inne bardziej złożone metody biznesowe typu RICE czy Cost of Delay.
Skorzystaj, z której chcesz, jednak najważniejsze jest to by finalnie uzyskać listę zadań o konkretnej kolejności (o priorytecie zadania świadczy jego kolejność).
To bardzo surowy pogląd na priorytetyzowanie, ale zarazem niezbędny.
Podejście do priorytetów, w którym określamy, że coś jest “ważne”, coś “ważniejsze”, a co innego “najważniejsze”, często kończy się tym, że mamy na liście same “najważniejsze” zadania oraz dużą szansę na to, że zaraz wjadą na nią “ultra mega najważniejsze” lub jeszcze bardziej absurdalne etykiety. Prawda jest taka, że jeśli wszystko jest najważniejsze, to nic nie jest ważne i nie mamy żadnej realnej kolejności.
Stąd ta zasadniczość. Nie spinajmy się jednak zbytnio - pamiętajmy, że nie istnieje jakaś idealna kolejność oraz że może się ona (a nawet powinna!) zmieniać w zależności od nowych odkryć, których dokonamy w danym cyklu. Lista taka więc nie jest zrobiona raz na zawsze, a raczej ciągle żyje.
NA KONIEC
To trzy porady na początek, żeby Cię nie przeciążyć. Przeciążenie informacjami i opcjami - wspomniany wyżej cognitive load - to kolejna trudność, z którą mierzymy się na co dzień, a która dokłada się do prokrastynacji.
Jeśli jednak chcesz szukać dalej, sposoby przedstawione w niniejszym wpisie są centralną częścią tzw. metod zwinnych.
Więcej możesz przeczytać w artykule , na stronie , czy w ebooku .
Jeśli chcesz przedyskutować swój indywidualny przypadek lub umówić się na cykliczne sesje konsultacyjne, zapraszamy do działu konsultacje