Po lekturze poprzednich artykułów masz już poprawnie skonstruowaną notkę prasową i bio, skompletowane zdjęcia i muzykę, wszystko spakowane w presspack i zrobioną listę dziennikarzy. Pozostało więc brać się do wysyłki! Ale jak to zrobić, żeby nie zginąć w gąszczu innych wysyłek, a zamiast do spamu trafić na listę TO DO dziennikarza lub dziennikarki?
Forma kontaktu
Tradycyjnie - to zależy. Przede wszystkim od Twoich preferencji osobistych, ale również od tego co lubi osoba po drugiej stronie. Ja zawsze lubię dzwonić zanim wyślę e-mail, często w rozmowie okazuje się, że nie ma sensu tego mejla wysyłać, bo na przykład dane miejsce nie robi już koncertów, a dziennikarz odszedł z pracy i rozwozi mięso po supermarketach (true story, serio). Niektórzy wysyłają mejle hurtem i dopiero potem dzwonią z przypomnieniem. Niektórzy do pierwszego kontaktu używają messengera, What’sUpa, LinkedIna, Insta itd. Można by wysnuć tezę, że ten telefon i e-mail to bezpieczniejsze opcje w przypadku dziennikarzy starszej daty, a młodszym nie przeszkadza kontakt społecznościówkami, ale jest to podział nieco stereotypowy i nie zawsze się sprawdza. Ola Budka z 357 wyraźnie mówi, że tylko e-mail i żadnych płyt fizycznych. Sporo dziennikarzy mówi otwarcie o tym, jak chce dostawać muzykę. Poświęcenie czasu, żeby to sprawdzić ułatwi wszystkim pracę i zmniejsza naszą szansę na wylądowanie w koszu.
Nawet jeżeli decydujemy się zagadać przez fejsa, albo zadzwonić, prędzej czy później najprawdopodobniej i tak padnie “ok, wyślij mejla”. Zastanówmy się więc jak taki mejl powinien wyglądać.
Tytuł
Każda osoba w tej branży, a osoby pracujące w mediach szczególnie, dostają dziennie setki mejli. Fajny, niecodzienny tytuł spowoduje więc, że nasza wiadomośc wyróżni się z masy innych. Niepotwierdzona legenda głosi, że Mitch & Mitch wysłali do organizatora festiwalu mejla z tytułem “Book us or we’ll find you and kill you!”. Nie wiem czy ta ryzykowna, ale w ich przypadku skuteczna strategia może być kopiowana, ale na pewno ten mejl wyróżnił się spośród innych. Pisaliśmy już trochę o tym w artykule dotyczącym dobrej notki bio.
Masowa wysyłka
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do masowej wysyłki mejli, by wspomnieć tylko Mailchimp czy Freshmail. Korzystanie z nich ma oczywiste plusy (oszczędność czasu), ale może spowodować, że część naszych wiadomości trafi do spamu. Należy pamiętać, aby możliwie jak najbardziej spersonalizować wiadomości, używać odpowiednich zwrotów grzecznościowych czy imion, jeżeli jesteśmy z kimś na “ty”.
Pamiętajmy o tym, że jednorazowa wysyłka rzadko się udaje. Każda wiadomość jest interakcją z drugą osobą, częścią relacji, a trudno budować relacje w oparciu o suchą wiadomość wysyłaną do wszystkich. Największym strzałem w kolano jest wysłanie jednego mejla do wielu adresatów. Zdarza się to na szczęście coraz rzadziej, ale my też wciąż dostajemy mejle po których od razu widać, że nadawca nie poświęcił ani minut na sprawdzenie kim jesteśmy i co robimy.
